Audyty kadrowo-płacowe
Audyty kadrowo-płacowe to procesy oceny i analizy polityk, procedur oraz dokumentacji związanej z zarządzaniem personelem i wynagrodzeniami w firmie. Mają na celu sprawdzenie zgodności z przepisami prawa, optymalizację kosztów, a także identyfikację potencjalnych ryzyk i nieprawidłowości w obszarze kadrowo-płacowym.
Co obejmuje audyt kadrowo-płacowy?
Sprawdzenie zgodności z przepisami prawa pracy
- Audyt sprawdza, czy firma przestrzega przepisów prawa pracy, w tym zasad dotyczących zatrudniania pracowników, umów o pracę, wynagrodzeń, urlopów, czasu pracy, itp.
- Sprawdza zgodność z przepisami dotyczącymi minimalnego wynagrodzenia, wypłat za nadgodziny, urlopów, chorób, zwolnień itp.
Analiza umów o pracę i dokumentacji kadrowej
- Audytorzy sprawdzają, czy umowy o pracę i inne dokumenty są prawidłowo przygotowane i zawierają wszystkie wymagane elementy, takie jak warunki zatrudnienia, wynagrodzenie, okresy wypowiedzenia, uprawnienia pracownicze.
- Weryfikują, czy umowy o pracę są zawierane zgodnie z przepisami, czy pracownicy nie są zatrudniani na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, o dzieło), które mogą maskować realny stosunek pracy.
Wynagrodzenia i obliczenia płacowe
- Audytorzy sprawdzają, czy wynagrodzenia pracowników są zgodne z obowiązującymi przepisami (np. minimalne wynagrodzenie, obliczanie wynagrodzeń za nadgodziny, premie, dodatki).
- Weryfikują obliczenia wynagrodzeń, w tym naliczenia składek ZUS, podatków dochodowych, czy inne świadczenia (np. ubezpieczenia zdrowotne, fundusze emerytalne).
- Sprawdzają, czy wynagrodzenie netto wypłacane pracownikom zgadza się z obliczeniami brutto i odprowadzanymi składkami.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
- Audyt sprawdza, czy składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) są odprowadzane prawidłowo i w terminie.
- Weryfikuje poprawność zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych, a także sprawdza, czy nie występują zaległości w płatnościach do ZUS.
Urlopy i inne nieobecności
- Audyt kadrowo-płacowy weryfikuje, czy pracownicy mają prawidłowo naliczone dni urlopowe i czy zostały prawidłowo rozliczone.
- Sprawdza, czy stosowane są odpowiednie procedury w przypadku nieobecności (choroby, urlopy macierzyńskie, wychowawcze, opiekuńcze itp.).
Przestrzeganie przepisów BHP
- Audytorzy weryfikują, czy firma przestrzega przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, czy pracownicy odbywają wymagane szkolenia BHP, czy stosowane są odpowiednie środki ochrony.
Ocena systemu wynagrodzeń i benefitów
- Audyt sprawdza, czy system wynagrodzeń i świadczeń pozapłacowych (np. bony, karty sportowe, ubezpieczenia) jest zgodny z polityką firmy oraz z przepisami prawa.
- Weryfikuje, czy benefity są prawidłowo naliczane, czy są odpowiednio dokumentowane, a także czy nie prowadzą do nadużyć.
Zarządzanie dokumentacją kadrową
- Audyt sprawdza, czy dokumentacja kadrowa jest przechowywana zgodnie z przepisami prawa (np. czy pracownicy mają zaktualizowane akta osobowe, czy są przestrzegane przepisy dotyczące przechowywania dokumentów).
- Weryfikuje, czy dokumenty są prawidłowo archiwizowane i zabezpieczone.
Sprawdzanie systemów informatycznych
- Weryfikacja, czy systemy informatyczne do obsługi płac i kadr (np. programy do naliczania wynagrodzeń, HR) działają prawidłowo, czy dane są odpowiednio chronione i zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.
Korzyści z przeprowadzenia
audytu kadrowo-płacowego
Zgodność z przepisami prawa
Audyt pomaga upewnić się, że firma przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa pracy, co pozwala uniknąć potencjalnych sankcji prawnych i finansowych.
Optymalizacja kosztów
Audyt może ujawnić błędy w naliczaniu wynagrodzeń, składek ZUS czy innych opłat, co może prowadzić do oszczędności.
Redukcja ryzyka
Pomaga zidentyfikować potencjalne ryzyka związane z niezgodnościami w wynagrodzeniach, błędami w dokumentacji lub naruszeniami przepisów, co może prowadzić do sporów sądowych lub kar.
Poprawa procedur wewnętrznych
Audyt pozwala na wprowadzenie usprawnień w procesach kadrowo-płacowych, co może zwiększyć efektywność i przejrzystość w organizacji.
Zwiększenie transparentności
Regularne audyty kadrowo-płacowe zwiększają transparentność w zarządzaniu wynagrodzeniami i benefitami, co poprawia zaufanie pracowników do pracodawcy.
Kiedy warto przeprowadzić
audyt kadrowo-płacowy?
Zmiany w przepisach prawnych
Audyt jest zalecany, gdy następują zmiany w przepisach prawa pracy, podatkowych lub ubezpieczeniowych.
Przy wprowadzaniu nowych systemów HR
Jeśli firma wdraża nowe systemy informatyczne do obsługi kadr i płac, audyt pozwala upewnić się, że są one zgodne z przepisami.
Po wystąpieniu nieprawidłowości
W przypadku zgłoszenia nieprawidłowości, takich jak błędne obliczenia wynagrodzeń, problemy z urlopami, nieprawidłowe naliczenie składek ZUS itp.
Porozmawiajmy o współpracy
Zapraszamy do kontaktu